Por que o checklist é um aliado importante na gestão de facilities?

Na rotina de qualquer empresa são necessários muitos processos para que tudo caminhe conforme o esperado nos mais diferentes setores, incluindo uma rotina de fiscalização. Para incluir essa demanda na cultura organizacional, o checklist é um importante aliado, especialmente quando falamos na gestão de facilities. 

Esse cuidado é primordial para estabelecer um cronograma que visa não só acompanhar a performance de máquinas e colaboradores, mas também identificar e corrigir problemas a tempo de impedir um impacto negativo na imagem da empresa.

Como o checklist pode ajudar a sua empresa?

Não restam dúvidas de que o cotidiano de qualquer empresa envolve muitas tarefas. Para não se perder em tudo o que deve ser feito, é necessário encontrar uma maneira de registrar as demandas. 

E uma solução que até parece óbvia, mas segue como uma das mais eficazes, é ter uma lista do que deve ser feito. Com um checklist, as empresas encontram uma forma de relacionar o que precisa ser verificado e também criam um padrão para essa tarefa. 

Além de ser mais simples de fazer um acompanhamento desta rotina, o checklist também tem outras vantagens, como a possibilidade de organizar a lista da forma como for mais interessante para o tipo de negócio. 

Como aplicar o checklist na gestão de facilities?

Agora que você já sabe que o checklist é um aliado na organização de demandas em empresas dos mais diferentes setores, como será que podemos aplicá-lo na gestão de facilities.

A resposta não poderia ser mais simples: da mesma forma como seria criado um checklist em qualquer outro setor. Mas, com a diferença que estaremos lidando com a manutenção predial e industrial.

Levando isso em conta, seguem algumas dicas para incluir o checklist na gestão de facilities:

• Identifique tudo que precisa constar no checklist e em qual frequência a tarefa deve ser realizada. Para ficar ainda mais completo, especifique os horários e responsáveis;
• Para que a verificação aconteça corretamente, quem irá fazer a checagem tem que estar ciente da sua necessidade e quais passos deve seguir. Então, apresente todos esses detalhes em um treinamento específico e agende testes, se necessário; 
• Não adianta idealizar um checklist complexo e trabalhoso. Isso só tornará mais difícil a sua implementação. Portanto, seja claro ao criar essa lista e simplifique os comandos ao máximo;
• Estabeleça uma política de armazenamento de cada checklist finalizado. Afinal, todas essas informações serão úteis no futuro para revisar e/ou conferir os procedimentos, para avaliar uma eventual necessidade de mudança.

O que incluir no checklist de limpeza?

Quando falamos de manutenção predial e industrial, uma das rotinas mais importantes é a da limpeza. Normalmente, este tipo de serviço é terceirizado, o que torna o checklist uma ferramenta ainda mais importante para a padronização da manutenção. 

Com isso, todos os colaboradores envolvidos na limpeza saberão qual é a rotina envolvida em cada ambiente, desde os banheiros às salas de reunião. 

Para que o checklist seja mais eficiente e o serviço atenda às necessidades da empresa, uma dica é especificar a necessidade de limpeza de cada item dos ambientes, com uma divisão clara da periodicidade (diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente). 

Essa organização é fundamental para evitar esquecimentos importantes. Vamos à um exemplo: os banheiros exigem uma limpeza completa diária, mas demandam cuidados específicos que se repetem ao longo do dia, como a reposição do papel higiênico e a retirada do lixo. 

Se estas tarefas específicas não constarem no checklist de forma clara - como os horários que devem ser feitas - as chances de um cliente se deparar com uma lixeira transbordando ou não encontrar toalhas de papel para secar as mãos é grande.

E esse tipo de situação não é nada confortável, não é mesmo?

O que não pode faltar no checklist de manutenção?

Se o checklist é fundamental na limpeza, não seria diferente na manutenção. Afinal, ter uma rotina de verificação de máquinas e equipamentos é primordial para evitar danos que coloquem a segurança de todos que convivem no local em risco. 

O primeiro passo para criar o checklist de manutenção é seguir atentamente as recomendações do fabricante de cada peça. 

Além disso, a rotina deve incluir consultas e verificações extras como:

• Temperatura do equipamento
• Alinhamento de componentes
• Aquecimento das peças
• Nível do óleo
• Necessidade de lubrificação
• Vibração

Checklist de segurança: o que deve constar?

No que diz respeito à segurança, o checklist pode ser considerado um documento oficial com os protocolos a serem respeitados. É um protocolo essencial, especialmente em caso de acidentes e emergências. 

Mas, a rotina de verificação também deve incluir todos os processos do cotidiano. Afinal, se algo acontecer, será primordial checar a aplicação das etapas pré-estabelecidas no checklist, como:

• Ativação de alarmes, circuitos internos e cercas elétricas;
• Fechamento de janelas, portas e travas;
• Realização de rondas periódicas.

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