Os maiores desafios na gestão de facilities
As instalações de uma empresa precisam ser monitoradas constantemente, já que eventuais problemas no processo produtivo influenciam diretamente na qualidade dos produtos desenvolvidos.
Se uma máquina estiver com algum tipo de problema, por exemplo, toda uma linha de produção pode ser afetada, o que vai resultar em atrasos e prejuízos financeiros.
Por sua relevância, o monitoramento de instalações cresce anualmente. Além dele, o monitoramento para garantia de segurança, cuidados com pessoal, limpeza e disponibilidade de recursos, também fazem parte da gestão de facilities e são importantes para garantir o bom desempenho e bons resultados para empresas.
O termo em inglês “facilities” se relaciona com os serviços de suporte para que uma empresa funcione. A própria tradução da palavra, facilidades, adianta o papel da gestão de facilities e o quanto ela é importante.
Neste artigo vamos abordar a gestão de facilities, a sua relevância, os serviços que ela abrange, como utilizá-la e os principais desafios nesse contexto. Continue a leitura!
A importância da gestão de facilities
A gestão de facilities nasceu nos Estados Unidos na década de 60 e, na época, era chamada de facilities management.
Para compreender o que ela significa, uma analogia interessante a se fazer é por meio de uma associação com o corpo humano.
O conjunto de sistemas presentes no corpo, juntamente com células e neurônios, é que garantem a possibilidade de nos movimentarmos, nos comunicarmos e criarmos relações com as outras pessoas.
Sem a presença de alguma estrutura ou sistema, o funcionamento do corpo não será o mesmo.
Com uma empresa isso também acontece.
Ter um quadro excelente de funcionários não garante que um negócio funcione.
É necessária uma estrutura física para receber as equipes, ou no caso de home office, é preciso de um computador, acesso à internet e outras ferramentas para viabilizar o trabalho.
Ainda em relação à estrutura física, a limpeza deste local também é essencial para a execução do trabalho.
A presença de maquinário em boas condições e pleno funcionamento, profissionais para garantirem a segurança do patrimônio, recepção, jardinagem e portaria, fazem parte da empresa e são tão importantes para a organização quanto os outros funcionários e setores.
Outro aspecto que reforça ainda mais a importância da gestão de facilities é a possibilidade de reduzir custos.
Vamos falar mais especificamente sobre os benefícios mais adiante.
Quais são os serviços mais comuns na gestão de facilities
Depois de compreender o papel importante que a gestão de facilities desempenha em uma empresa, saiba quais serviços fazem parte dessa gestão:
- Recepção e portaria
Tanto a recepção quanto a portaria são frentes importantes para receber e orientar visitantes, fornecedores e funcionários que chegam até uma empresa.
Além disso, por serem responsáveis pelo primeiro contato com o público, a recepção e a portaria acabam transmitindo a primeira impressão que alguém pode ter de uma organização e, por isso, é indispensável que seja uma equipe bem treinada e apta para realizar o trabalho.
A entrada e a saída de pessoas também passam pelo controle da recepção, aspecto esse que contribui para a segurança em conjunto com a portaria.
Ao verificar a identidade dos visitantes, a portaria se certifica de que apenas pessoas autorizadas acessem as dependências da empresa.
O profissionalismo e a cordialidade dos funcionários da recepção e portaria também contribuem para a boa imagem que um negócio consegue transmitir.
- Serviços de TI
A adoção de serviços de TI em uma empresa influência em fatores como produtividade, redução de custos e uma maior qualidade na entrega de produtos e serviços.
Dados que eram anteriormente armazenados de forma física, atualmente contam com versões digitais, o que facilita não só o armazenamento em si, mas também na segurança desses arquivos e na maior facilidade de acesso por pessoas autorizadas.
Os produtos disponíveis em estoque, informações financeiras, dados sobre funcionários e da empresa como um todo, além do gerenciamento de processos dos setores, foram transformados positivamente a partir do momento em que serviços de TI passaram por evoluções.
A colaboração e a comunicação entre as equipes também se simplificou e, com isso, aumentou a eficiência das empresas, que passaram a contar cada vez mais com departamentos integrados e colaborativos entre si.
- Conservação e limpeza
A pandemia de COVID-19 reforçou um aspecto que já era considerado antes do ano de 2020, que é o da limpeza dos ambientes de trabalho.
Uma limpeza realizada da forma correta proporciona bem-estar aos colaboradores, prevenindo a propagação de doenças.
A limpeza também interfere na produtividade.
Imagine setores desorganizados e sujos, onde encontrar materiais e produtos torna-se mais uma demanda dos funcionários.
O acúmulo de pó em maquinários, por exemplo, também pode causar danos e comprometer o seu funcionamento correto.
- Limpeza de fachada
A limpeza de fachada é uma atividade crítica para garantir a boa aparência e a imagem de uma empresa. Algumas das principais razões pelas quais a limpeza de fachada é tão importante incluem:
- Quando alguém chega em uma empresa ou está passando por ela, a fachada é o primeiro ponto que chama a atenção.
- Uma fachada limpa e que esteja em bom estado de conservação transmite uma sensação positiva para quem está olhando.
- A limpeza da fachada também aumenta a vida útil do material que a constitui, diminuindo, dessa maneira, futuros custos com substituição.
- Limpeza técnica e industrial
A limpeza técnica e industrial, assim como a limpeza dos ambientes de uma empresa, conta com técnicas e procedimentos que garantem a conservação de equipamentos.
Para ser executada da melhor forma possível, a indicação é que seja feita por uma equipe especializada nesse serviço, com os produtos adequados.
A limpeza técnica e industrial inclui a limpeza constante de equipamentos, pois isso faz com que o seu funcionamento seja assegurado e que sejam evitados gastos com manutenção, por exemplo.
- Montagem e desmontagem de andaimes
O uso de andaimes faz parte da rotina de empresas dos mais variados setores, já que possibilita o acesso a grandes alturas com segurança e agilidade.
Mas, apesar de ser uma tarefa corriqueira, a sua execução demanda conhecimento e muito cuidado para evitar acidentes.
Instruções de segurança devem ser seguidas, bem como o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e outras ferramentas de proteção.
- Manutenção de áreas verdes e jardinagem
Assim como a portaria e a recepção, que já comentamos anteriormente, as áreas verdes presentes na sede de uma empresa necessitam de manutenção especializada.
Um jardim bem cuidado também contribui para a construção de uma imagem positiva e cuidadosa de uma empresa.
- Combate a incêndios
A implementação de um sistema de combate a incêndios não protege apenas o patrimônio, mas também as pessoas.
A tecnologia dessas soluções evoluiu muito nos últimos anos e cada sistema de detecção de incêndio específico conta com particularidades para a sua instalação, que também pode mudar de acordo com o ambiente em que for instalada.
Os sistemas de combate a incêndios são indispensáveis para minimizar danos e salvar vidas, além de cumprirem normas regulamentadoras referentes à estrutura física de empresas.
Os benefícios da gestão de facilities
Para que uma empresa funcione plenamente, a sua estrutura deve estar bem equipada, limpa e organizada, recebendo bem os funcionários diariamente.
A gestão de facilities, nesse sentido, é a maneira pela qual as empresas podem se sentir seguras quanto ao que é necessário para o funcionamento de suas atividades.
Seja por meio de novas formas de uso dos ambientes, melhora da imagem da empresa, redução de riscos e conservação, a gestão de facilities torna-se essencial para empresas que querem melhorar seus serviços e entregar qualidade aos clientes.
Desafios na gestão de facilities
Depois de todas essas informações que elencamos, fica evidente o quanto a gestão de facilities é um tema complexo e relevante.
É justamente por conta dessa complexidade que a gestão de facilities faz com que surjam desafios para a sua implementação.
O primeiro desafio e um dos mais recorrentes é um orçamento limitado.
As empresas que optarem por não terceirizar esse serviço terão que investir na compra de equipamentos e na contratação de mão de obra especializada.
Como a sustentabilidade econômica das empresas passa, na maioria das vezes, por elencar o que é prioritário, a gestão de facilities muitas vezes acaba não sendo priorizada como deveria, apesar de ser um aspecto extremamente importante para uma organização.
Como otimizar a gestão de facilities
Uma gestão de facilities eficiente faz com que a estrutura física da empresa esteja adequada com as normas vigentes, o que faz uma grande diferença na produtividade dos setores.
Reunimos algumas dicas sobre como otimizar a gestão de facilities.
- Planejamento: antes de fazer qualquer mudança, é preciso planejar o que será feito e os prazos para que as alterações entrem em vigor. Faz parte desse planejamento ter um olhar extremamente atencioso com os setores da empresa e, em paralelo a isso, ter uma comunicação aberta e constante com as equipes, que também trarão as suas opiniões sobre o que pode ser implementado na gestão.
- Coleta e análise de dados: o acesso a dados é uma maneira de tomar decisões bem orientadas, já que contam com números exatos. O desempenho de equipamentos, por exemplo, é um dado extremamente relevante para constar no planejamento da gestão de facilities.
- Comunicação: a empresa como um todo precisa estar ciente de que a gestão de facilities está sendo implementada ou aprimorada. Isso vai fazer com que os funcionários participem do processo e façam sugestões partindo de suas próprias funções diárias.
- Flexibilidade: uma empresa pode passar por diversas transformações em espaços curtos de tempo. Uma gestão de facilities eficaz demanda flexibilidade justamente para se adequar a essas mudanças que podem surgir.
Os desafios para o gestor de facilities
Um gestor de facilities transita em muitas áreas diferentes e essa amplitude da atuação se responsabiliza pela integração eficaz de tecnologias, processos e suas etapas e os funcionários de uma determinada organização.
Todas as tarefas que envolvem essa integração não são simples e por isso a rotina de um gestor de facilities conta com uma série de dificuldades.
A redução de custos é uma das pautas que os gestores de facilities mais são cobrados sobre. Mas essa redução de custos não pode interferir na qualidade da gestão de facilities e é aí que nasce um grande desafio.
Para além da questão financeira, o gestor de facilities precisa estar muito bem informado sobre regulamentações e mudanças em normas, para que a empresa esteja funcionando de acordo com a legislação do setor.
As vantagens de terceirizar a gestão de facilities
Muitas empresas entenderam o papel da gestão de facilities e, por reconhecerem que não contam com os equipamentos necessários e a mão de obra específica, optaram por terceirizar esse serviço.
A economia é, portanto, uma das maiores vantagens que a terceirização da gestão de facilities contempla.
Uma outra característica dessa terceirização é a execução dos serviços por profissionais de fato especializados, o que faz com que o resultado do serviço seja o mais satisfatório possível.
É também essa especialidade que influencia na melhoria das instalações físicas da empresa, já que as empresas contam com ferramentas e recursos direcionados para essa verificação do espaço físico.
Os treinamentos fazem parte da rotina de profissionais que atuam nos serviços que fazem parte da gestão de facilities e são esses treinamentos que atestam um serviço de qualidade.
Conte com a EPS para serviços de gestão de facilities
Apenas considerar as vantagens e decidir terceirizar a gestão de facilities, escolhendo a primeira opção de empresa que oferece esse serviço, não é a melhor forma de cuidar da sua empresa como um todo.
É por esse motivo que antes de contratar uma empresa, é preciso pesquisar e principalmente, priorizar as empresas que são referência no mercado e possuem certificações.
Nós somos a EPS, empresa de engenharia, projetos e serviços que em 2023 vai completar 20 anos de existência.
As parcerias que concretizamos nesses anos incluem clientes dos setores público e privado espalhados por todo o Brasil.
Nossos serviços contemplam centros de distribuição, condomínios empresariais e residenciais, hospitais, clínicas e laboratórios, hotéis, indústria, instituições de ensino, portos e aeroportos, setor público e shopping centers.
No escopo de gestão de facilities estão presentes:
- Recepção e portaria;
- Serviços de TI;
- Conservação e limpeza;
- Limpeza de fachada;
- Limpeza técnica e industrial;
- Montagem e desmontagem de andaimes;
- Limpeza e higienização hospitalar;
- Manutenção de áreas verdes e jardinagem;
- Gerenciamento de resíduos;
- Controle de pragas;
- Qualidade do ar e da água;
- Combate a incêndio.
Além disso, oferecemos serviços de Manutenção predial e industrial, apoio técnico e administrativo, proteção e combate a incêndio e limpeza hospitalar.
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